Infoturbejuht selgitab e-postiteenuse kasutamise korra muudatusi

Tartu Ülikooli infoturbejuht Risto Rahu selgitab 2024. aasta alguses tehtavaid muudatusi e-postiteenustes. Need puudutavad ut.ee e-postkasti suunamist ülikoolivälistele meiliaadressidele, e-kirjade arhiveerimist ja listiteenuse haldamist. 

Milles seisnevad e-kirjade suunamisega seotud muudatused? 

Lõpetame ülikooli aadressidele tulnud e-kirjade suunamise ülikoolivälistele e-posti aadressidele. Suunamise lõpetamine puudutab neid ülikooli töötajad ja üliõpilasi, kes on praegu suunanud oma ülikooli e-kirjad mõnele isiklikule e-posti aadressile. 

Näiteks üliõpilastele tulevad edaspidi õppejõudude kirjad ja Moodle’i teavitused ainult ülikooli e-posti aadressile.  

Pärast 29. jaanuari 2024 kl 15.00 kirju enam edasi ei suunata ja neid tuleb lugeda ülikooli e-postkastist. Selle kohta saadetakse e-kirja teel täpsem teave.  

Kui e-kirju pole ülikoolivälisele e-posti aadressile suunatud, ei pea midagi tegema. 

Miks kirjade edasisuunamine lõpetatakse? 

Esiteks on e-kirjad üks peamistest kanalitest, mille kaudu küberpahalased asutusi ründavad. Petu- ja õngitsuskirjad on muutunud pea igapäevaseks ning käib pidev võitlus nende mõju vähendamiseks. Suurim mure on selles, et kasutajal on raskem tuvastada edasi suunatud petukirju. Kui kasutaja vaatab oma e-kirju ülikoolivälisest e-posti serverist, ei näe ta ülikooli e-kirjade juures saatja lisainfot, samuti võib suunamisel kaduma minna osa muust infost, mis aitaks petukirju tuvastada. Seetõttu võib juhtuda, et petukirjad avatakse või neile vastatakse.  

Edasisuunamine raskendab pahavara sisaldavate kirjade automaatset kustutamist. Meie viirusetõrje tarkvara saab ülikooli postkastis olevaid sedalaadi kirju ka pärast nende saabumist ära kustutada või karantiini paigutada (näiteks kui hiljem on saadud uusi juhiseid pahavara tuvastamise kohta), kuid edasi suunatud kirjade puhul selline kaitsemeede puudub. Kui ülikool saadab suunamise tõttu edasi pahavara sisaldavaid kirju, tekib oht, et meie serverid satuvad pahavara levitamise tõttu automaatselt musta nimekirja ja blokeeritakse. See nõuab IT-spetsialistidelt lisatööd ja takistab ka meie muude e-kirjade kohalejõudmist. 

Teiseks vastatakse suunatud postkastis e-kirjale juba ülikooliväliselt aadressilt, mis on eksitav ja suurendab seeläbi võimalust, et ka edaspidi avatakse ülikooli nimel saadetud petukirju (mis tulevad näiteks hoopis gmail.com aadressilt, mitte ut.ee aadressilt). 

Kolmandaks tuleb arvestada ka sellega, et ülikooli e-posti aadressile tulnud kirja edasisuunamisel kolmandate isikute valdusesse võidakse rikkuda riiklikke andmekaitsenõudeid või ülikooli võetud lepingulisi kohustusi andmete kaitsmisel. 

Neljandaks võib eraldi postkasti kasutamine aidata selgemalt eristada ülikooliga seotud ülesandeid isiklikust ning peaks vähendama riski, et oluline info jääb märkamata. 

Viiendaks uuendab Google 1. veebruaril 2024 rämpsposti tõrje eeskirju, sealhulgas kehtestab korraga saabuvate kirjade arvule uued limiidid ja karmistab turvakontrolli. Praegu teame, et ülikooli meiliaadressilt Gmailile suunatud e-kirjade kogus ületab neid limiite märkimisväärselt ning seetõttu sageneksid sel juhul olukorrad, kus suunatud kirjad ei jõuagi ülikoolivälisesse e-postkasti ja kasutaja ei saa kirju kätte. Selliseid juhtumeid tuleb juba praegu ette ja siin ei saa ülikooli IT-tugi mitte kuidagi aidata ega toeks olla. 

Millised võimalused on kirjade lugemiseks, kui suunamine on lõppenud? 

Selleks et info kaotsi ei läheks, on meil paar lihtsat lahendust. 

Ülikooli e-postkast on võimalik lisada oma arvuti või nutiseadme meililugemise rakendusse teise postkastina. Samuti saab ülikooli e-postkasti lugeda veebilehelt kiri.ut.ee, kuhu sisselogimiseks tuleb sisestada kasutajanimi@ut.ee ja parool. 

Tuletame meelde, et kõigile ülikooli töötajate ja üliõpilaste meilikontodele kehtib kaheastmelise autentimise nõue.  

Arvutiabi vikilehtedelt saab lähemat teavet autentimise ja postkasti seadistamise kohta. Samuti saab esitada küsimusi veebilehel it.ut.ee. 

Kui pika aja jooksul pärast ülikoolist lahkumist hoitakse ülikooli e-postkastis olevaid kirju alles? 

Kui varem hoiti nii töötajate kui ka üliõpilaste e-postkasti arhiivi alles kaks aastat, siis alates 18. märtsist 2024 jõustub üliõpilasi puudutav muudatus. Üliõpilaste e-kirjad kustutakse pärast viimase semestri lõppu, mil nende konto ka suletakse. Näiteks kui bakalaureusetudeng lõpetab ülikooli juunikuus 2024, suletakse konto hiljemalt uue õppeaasta alguses, septembris 2024. Kui aga üliõpilane läheb edasi magistriõppesse, jäävad tema konto ja kirjad alles. 

Kui üliõpilane lõpetab ülikooli õppeaasta keskel ehk sügissemestriga, kustutatakse tema e-kirjad ja suletakse konto kevadsemestri alguses. Sellisel juhul tuleb arvestada, et kui uuel õppeaastal läheb üliõpilane edasi näiteks magistriõppesse, ei ole tema vanu kirju enam alles. 

Töötajate jaoks ei muutu midagi ja nende e-kirju hoitakse arhiivis alles endiselt kaks aastat pärast ülikoolist lahkumist. 

Kui korraga ollakse nii Tartu Ülikooli töötaja ja kui ka üliõpilane, ei suleta õpingute lõppedes kontot ega kustutata e-kirju. 

Millised on listiteenuste haldamisega seotud muudatused? 

29. jaanuarist 2024 saab liste hallata ja luua vaid ülikooli kasutajakontoga. Listidega liitumiseks saab jätkuvalt kasutada ka ülikooliväliseid e-posti aadresse. See muudatus puudutab ainult listide omanikke ja haldureid, kellele saadetakse täpsem info ka e-kirja teel. 

Arvutiabi kontaktandmed: 737 5500, arvutiabi@ut.ee, https://it.ut.ee 

Samal teemal

• 08.12.2023 „Kolm olulist muudatust e-postiteenuse kasutamise korras“
• Arvutiabi juhendid: https://wiki.ut.ee/pages/viewpage.action?pageId=45694024#