Rikkumisest teavitamine Tartu Ülikoolis
Tartu Ülikooli jaoks on oluline kaitsta oma väärtusi ja põhimõtteid, tagada aus ja korrektne asjaajamine, seista oma liikmete heaolu, heade töö- ja õpitingimuste eest ning vältida liikmete ebaõiglast ja -võrdset kohtlemist. Isikutel, kes on tunnistajaks millelegi, mis on vastuolus riigi või ülikooli õiguskorraga, palume sellest teada anda.
Isikute ring, kellelt vihjeid ootame, ei ole piiratud, kuid vihje peab olema seotud Tartu Ülikooli või tema liikmetega ning sisaldama teavet rikkumise kohta. Rikkumisena käsitleme tegevust või tegevusetust, mis on selgelt seadusevastane või vastuolus ülikooli sisekordade ja tavadega. Rikkumine võib olla seotud näiteks riigihangete, töö- või keskkonnaohutusega, huvide konflikti ja korruptsiooniga, ülikooli vara tahtliku kahjustamise, varguse või omastamisega, hea teadustava või võrdse kohtlemisega, kuid ka ülikooli liikme vääritu või jämeda käitumisega.
Ülikool eeldab, et tavaolukorras lahendatakse mured kollektiivis või töö vahetu korraldaja kaasabil. Kui see ei ole mingil põhjusel võimalik, julgustab ülikool tööalasest rikkumisest teada andma.
Rikkumisest saab teada anda vihjeliini vahendusel või pöördudes otse siseauditi juhi poole. Vihjeliinis on võimalik vihje anda konfidentsiaalselt ja soovi korral anonüümselt.
- Konfidentsiaalse vihje andmisel avaldab vihjeandja oma identiteedi. Vihjega tegelevad siseaudiitorid on kohustatud tagama vihjeandjale konfidentsiaalsuse, millest tohib kõrvale kalduda üksnes vihjeandja nõusolekul.
- Anonüümse vihje andmisel on vihjeliinis tagatud vihjeandja anonüümsus ja siseaudiitoritel ei ole võimalik tuvastada tema isikut. Kui vihje sisust on võimalik tuvastada selle andja identiteet, käsitletakse vihjet ikkagi anonüümsena.
Vihjeliin ei ole mõeldud eraelu puudutavate probleemide lahendamiseks, sest Tartu Ülikool ei sekku oma liikmeskonna eraeluga seotud murede lahendamisse. Vihjeliin ei ole mõeldud ka õppetöö kohta kaebuste esitamiseks ega kiireloomulisest andmekaitsealasest rikkumisest teavitamiseks.
Vihjeliin
Tartu Ülikooli vihjeliin asub välise koostööpartneri keskkonnas FaceUp, kus saab vihjet anda konfidentsiaalselt ja soovi korral anonüümselt. Keskkonda haldab Tšehhi ettevõte FaceUp Technology s.r.o., kes tagab vihjeliini turvalisuse ja krüpteeritud andmevahetuse. Ülikool annab vihjeandjale tagasisidet ja suhtleb temaga vihjeliini vahendusel.
Rikkumisest teavitamiseks peab alustuseks klõpsama nupul „Esita vihje“ ja valima seejärel avaneval lehel rippmenüüst juhtumi või sündmuse tüübi. Seejärel avaneb vihje esitamise vorm.
Mõistame, et vihje andmine võib olla emotsionaalselt keeruline, kuid juhtumi lahendamiseks on oluline esitada täpsed asjaolud. Rikkumist kirjeldades tuleb keskenduda eelkõige faktidele: panna kirja võimalikult täpne info selle kohta, mis, millal ja kus juhtus, kes mida tegi ning kes on juhtumist teadlikud.
Soovi korral saab vihje jätta häälsõnumiga. Süsteem moonutab salvestatud häält viisil, mis ei võimalda tuvastada rääkija vanust ega sugu. Moonutatud häälsõnumit saab enne vihje esitamist kuulata.
Kui on olemas asjaolusid tõendavad dokumendid või muud asjakohased tõendid, võiks need võimaluse korral vihjele kohe juurde lisada. Lisamaterjalid aitavad probleemi sisust paremini aru saada ja seda tõhusamalt lahendada.
Enne nupule „Saada“ vajutamist saab vihjeandja valida, kas soovib jääda anonüümseks või anda vihje konfidentsiaalselt.
Kui vihjeandja ei soovi oma isikut avaldada, tuleb tal jätta linnuke kasti „Soovin anda vihje anonüümselt“. Sellisel juhul kuvatakse pärast nupule „Saada“ vajutamist vihjeandjale kood, mille abil saab keskkonnas oma vihje seisu kontrollida ja siseaudiitoriga anonüümselt suhelda. Vihjeandja peab kuvatud koodi turvalisse kohta kopeerima või üles kirjutama. Ilma selleta ei pääse ta oma vihjele enam ligi ja temaga pole võimalik juhtumi lahendamise asjus sidet pidada. Vihjeandjal on võimalik tellida enda meiliaadressile teavitused vihjega seotud toimingute kohta. Siseaudiitorile tema e-posti aadressi ei kuvata. Kui vihje sisu põhjal on võimalik tuvastada selle andja identiteet, käsitlevad vihjega tegelevad siseaudiitorid seda ikkagi anonüümsena.
Vihjeandjal tasub meeles pidada, et anonüümseks jäämine raskendab oluliselt juhtumi lahendamist.
Kui vihjeandja soovib vihje esitada konfidentsiaalselt ja eemaldab linnukese kastist „Soovin vihje esitada anonüümselt“, kuvatakse lahter, kuhu saab märkida oma nime ja kontaktandmed. Sellisel juhul tagavad vihjega tegelevad siseaudiitorid vihjeandja konfidentsiaalsuse, mis tähendab, et vihjeandja kohta käivat infot tohib jagada vaid tema nõusolekul. Kui siseaudiitori hinnangul on juhtumi lahendamiseks vaja kaasata teisi ülikooli töötajaid, küsitakse vihjeandja identiteedi avaldamiseks tema nõusolekut. Siiski tuleb arvestada, et kui vihje annab aluse kriminaalmenetluse algatamiseks, ei ole vihjeandja konfidentsiaalsust üldjuhul võimalik tagada.
Saabunud vihjet analüüsivad ja edasise tegevuse üle otsustavad vähemalt kaks siseaudiitorit, kes teevad ühtlasi kindlaks, kas juhtumi lahendamisse on vaja kaasata teisi isikuid. Vihjeandjat teavitatakse edasistest sammudest seitsme kalendripäeva jooksul, välja arvatud juhul, kui ta on teavitamise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu tema anonüümsuse või konfidentsiaalsuse. Kui juhtumi lahendamisse tuleb kaasata teisi isikuid, küsitakse vihjeandjalt nõusolekut tema isiku avaldamiseks.
Vihjeandjale antakse kolme kuu jooksul tagasisidet järelmeetmete kohta, välja arvatud juhul, kui ta on teavitamise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu tema anonüümsuse või konfidentsiaalsuse.
Läbipaistvuse huvides teavitab ülikool hiljemalt menetluse lõppedes vihje saabumisest isikuid, keda see oluliselt puudutab – eelkõige neid, kelle kohta vihje esitati. Isikuid ei teavitata ainult juhul, kui esineb erandlikke asjaolusid ning vastav otsus ja põhjendused dokumenteeritakse.
Võrdse kohtlemisega seotud vihjete alla kuuluvad diskrimineerimist (sh seksuaalset ahistamist) ja kiusamist puudutavad vihjed. Nende puhul palub siseaudiitor vihjeandjalt luba kaasata juhtumi lahendamisse personaliosakonna juhataja või personalitöö juristi, kes tutvustab vihjeandjale juhtumi lahendamise võimalikke viise ülikoolis ning nõustamisvõimalusi. Kaasatud isikul on konfidentsiaalsuskohustus.
Seda, millal on tegu diskrimineerimise või kiusamisega ning kuidas on selliste juhtumite lahendamine reguleeritud, saab lugeda täpsemalt Tartu Ülikooli võrdse kohtlemise juhendist. Samuti soovitame tutvuda võrdse kohtlemise veebilehega. Ülikoolis on olemas ka võrdse kohtlemise tugiisikud, kelle poole saab pöörduda esmase nõu saamiseks.
- Teadvalt ebaõigete andmete esitamine on seaduse alusel karistatav.
- Vihjeandja konfidentsiaalsuse tagamine ei ole absoluutne. Kui vihje põhjal alustatakse kriminaalmenetlust, ei ole vihjeandja konfidentsiaalsust üldjuhul võimalik tagada.
- Kui vihje on antud anonüümselt või kui vihjeandja ei ole nõus enda identiteeti kaasatud isikutele avaldama, on vihjet oluliselt keerulisem või võimatu lahendada.
- Ülikool ei ole kohustatud reageerima ilmselgelt pahatahtlikele või sisututele ning anonüümsetele vihjetele juhul, kui ei ole võimalik tuvastada juhtumi asjaolusid.
- Saabunud vihjet ja sellega seotud dokumente, mille puhul ei tulene muudest õigusaktidest pikemat säilitustähtaega või kohustust säilitada neid ülikooli dokumendihalduse infosüsteemis, hoitakse vihjeliinis kolm aastat alates vihjeandjale järelmeetmete kohta tagasiside andmisest.
- Selgelt pahatahtlikud või kättemaksust motiveeritud vihjed
- Küsimused, mis puudutavad inimeste olmeprobleeme, eraelulisi küsimusi või arusaamatusi igapäevasuhtluse tasandil
- Üliõpilaste kaebused seoses õppekorraldusega, näiteks rahulolematus hindega (olukorra lahendamiseks tuleb pöörduda otsuse teinud isiku poole)
- Kiireloomulised andmekaitsealased rikkumised (olukorra lahendamiseks tuleb pöörduda andmekaitsespetsialisti poole)
