Tööle kandideerijate isikuandmete töötlemine Tartu Ülikoolis

1. Kogutavad andmed ja andmete töötlemise eesmärk

1.1. Tartu Ülikool töötleb isikuandmeid ainult siis, kui isikuandmete töötlemiseks on õiguslik alus, ja ainult niikaua, kui on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks.

1.2. Värbamisprotsessi läbiviimise eesmärgil kogub ja töötleb Tartu Ülikool vastutava töötlejana järgmisi tööle kandideerijate isikuandmeid:

a) isiku identifitseerimist võimaldavad andmed – eelkõige ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja vanus;
b) kontaktandmed kandidaadiga kontakteerumiseks – nt e-posti aadress, telefoninumber, aadress;
c) uue töötaja sobivuse hindamiseks vajalikud andmed – kvalifikatsiooni ja enesetäiendamist ning töökogemust puudutavad andmed, näiteks andmed hariduse, läbitud koolituste ja varasema töökogemuse kohta;
d) teadus-, arendus- ja loometegevuse andmed, sealhulgas teadustööde loetelu ja saadud uurimistoetused (akadeemilistele ametikohtadele kandideerijate puhul);
e) kodakondsuse andmed; välismaalaste puhul Eestis elamise ja töötamise õigust kinnitavad andmed.

2. Andmete töötlemise õiguslik alus

2.1. Kui kandidaat on esitanud kandideerimiseks nõutud andmeid, eeldab Tartu Ülikool kandidaadi nõusolekut isikuandmete töötlemiseks värbamisprotsessi läbiviimise eesmärgil.

2.2. Samuti eeldab ülikool kandidaadi nõusolekut soovitajatega kontakti võtmiseks, kui kandideerimisdokumentides on soovitajate andmed märgitud.

3. Andmete automatiseeritud töötlus

Kandidaatide vahel eelvaliku tegemiseks võib ülikool kasutada psühhomeetrilisi teste (nt vaimse võimekuse test, isiksusetest), mille tegemise eelduseks on kandidaadi poolt testimiskeskkonnas antud nõusolek. Testi tulemuste tõlgendamise kaudu võib ülikool saada testi läbiviijalt kui isikuandmete volitatud töötlejalt kandidaadi kohta täiendavaid isikuandmeid. Kandidaatide kohta ei võeta vastu otsuseid, mis põhineksid üksnes automatiseeritud töötlusel.

4. Andmete säilitamine ja juurdepääsuõigused

4.1. Kui mittevalituks osutunud kandidaat annab selleks eraldi nõusoleku, võib ülikool tema andmeid kasutada tööpakkumiste tegemiseks tulevikus. Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitatakse ülikooli õigustatud huvi alusel ka võimalike õigusvaidluste lahendamise eesmärgil. Mõlemal juhul säilitatakse mittevalituks osutunud kandidaadi kandideerimisdokumente üks aasta alates äraütlevast otsusest.

4.2. Akadeemiliste töötajate ja tugitöötajate värbamisprotsessiga kaasnev isikuandmete töötlemine on Tartu Ülikoolis mõnevõrra erinev.

4.2.1. Akadeemiliste töötajate ametikohad täidetakse üldjuhul avaliku konkursi korras ning valimise protsess koosneb mitmest etapist vastavalt akadeemiliste töötajate ametikohtade täitmise korrale.

4.2.2. Tugitöötajate värbamisel tutvuvad asjakohaste kandideerimisdokumentidega ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

5. Andmesubjekti õigused

Sõltuvalt sellest, millisel alusel toimub isikuandmete töötlemine, on andmesubjektil:

a) õigus saada kinnitust selle kohta, kas ülikool töötleb tema isikuandmeid, ja enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Andmesubjekti taotlused, mis ei ole kantud eesmärgist „olla töötlemisest teadlik ja kontrollida selle seaduslikkust”, võib ülikool vastutava töötlejana tagasi lükata;

b) õigus nõuda enda kohta kogutud ebaõigete isikuandmete parandamist või mittetäielike isikuandmete täiendamist, kui andmed ei ole õiged või on puudulikud;

c) õigus nõuda, et ülikool kustutaks põhjendamatu viivituseta andmesubjekti puudutavad isikuandmed, mille töötlemiseks ei ole enam õiguslikku alust või mida ei ole enam vaja eesmärgil, millega seoses on andmed kogutud või neid muul viisil töödeldud;

d) õigus nõuda ülikoolilt isikuandmete töötlemise piiramist, kui:

• andmesubjekt vaidlustab isikuandmete õigsuse, ajaks, mis võimaldab ülikoolil isikuandmete õigsust kontrollida;
• isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist, vaid kasutamise piiramist;
• ülikool ei vaja isikuandmeid enam töötlemise eesmärkidel, kuid need on andmesubjektile vajalikud õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks;
• andmesubjekt on isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite, ajaks, kuni kontrollitakse, kas ülikooli õiguspärased põhjused kaaluvad üles andmesubjekti põhjused;

e) õigus saada teda puudutavaid isikuandmeid, mida ta on ülikoolile esitanud, ning õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale. Andmete ülekandmise õigus rakendub aga üksnes selliste isikuandmete osas, mille isik on ise ülikoolile edastanud, mida ülikool töötleb automatiseeritult, ning nõusoleku või lepingu alusel. Tööle kandideerijate puhul seega õigus andmete ülekandmisele ei kohaldu, sest neid andmeid ei töödelda automatiseeritult (v.a psühhomeetriliste testide tulemused);

f) õigus esitada vastuväiteid enda isikuandmete töötlemise suhtes, kui andmete töötlemise aluseks on kas õigustatud huvi või kui töötlemine on vajalik avalike ülesannete täitmiseks või avaliku huvi tõttu.

6. Päringud ja järelevalve

6.1. Kõigis küsimustes, mis on seotud isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õiguste kasutamisega, on võimalik pöörduda ülikooli andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil andmekaitse@ut.ee. Ülikool võib andmesubjekti päringu saamisel paluda, et andmesubjekt täpsustaks enne toimingu tegemist, millise teabe või milliste isikuandmete töötlemise toimingutega päring seotud on. Päringutele vastatakse 30 päeva jooksul päringu saamisest alates. Kui enne päringu vastuse koostamist selgub, et päringule vastamiseks on vajalik pikem ajaperiood, võib ülikool vastamise tähtaega pikendada. Töödeldavate isikuandmete koopia esitamine on tasuta, kuid lisakoopiate väljastamise eest võib ülikool küsida mõistlikku tasu halduskulude katmiseks.

6.2. Kui isik on seisukohal, et ülikooli poolt teda puudutavate isikuandmete töötlemine on vastuolus isikuandmete töötlemist reguleerivate õigusaktidega, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või mõne muu isiku elu- või töökoha asukoha järgse pädeva järelevalveasutuse poole.